Outsourcing IT – co to jest i jakie usługi obejmuje?

Komputery, internet, drukarki, poczta firmowa, kopie zapasowe, bezpieczeństwo danych – w każdej firmie jest wiele elementów IT, które muszą działać sprawnie każdego dnia. Gdy pojawia się awaria, pracownicy nie mogą normalnie wykonywać swoich obowiązków, a firma traci czas i pieniądze. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing IT, czyli zewnętrzną obsługę informatyczną.

W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest outsourcing IT, jakie usługi wchodzą w jego skład i kiedy warto z niego skorzystać.

Co to jest outsourcing IT?

Outsourcing IT to zlecenie obsługi informatycznej zewnętrznej firmie zamiast zatrudniania własnego informatyka na etat. W praktyce oznacza to, że firma korzysta z pomocy specjalistów IT wtedy, gdy jej potrzebuje – w ramach stałej umowy, abonamentu lub pojedynczych zgłoszeń serwisowych.

Zewnętrzna firma informatyczna może zajmować się zarówno bieżącą pomocą techniczną, jak i stałą opieką nad komputerami, siecią, pocztą, serwerami, kopiami zapasowymi oraz bezpieczeństwem danych.

Dla wielu małych i średnich firm jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ nie trzeba tworzyć własnego działu IT. Zamiast tego przedsiębiorca otrzymuje dostęp do specjalistów, którzy pomagają w codziennych problemach technicznych i dbają o sprawne działanie infrastruktury informatycznej.

Jakie usługi obejmuje outsourcing IT?

Zakres outsourcingu IT może być dopasowany do potrzeb konkretnej firmy. Innej obsługi będzie potrzebować biuro rachunkowe, innej sklep, warsztat, kancelaria, gabinet medyczny czy firma produkcyjna. Najczęściej jednak w skład outsourcingu IT wchodzą poniższe usługi.

Obsługa komputerów i laptopów

Jednym z podstawowych elementów outsourcingu IT jest opieka nad komputerami i laptopami pracowników. Obejmuje to między innymi konfigurację nowych urządzeń, instalację systemu Windows, sterowników oraz niezbędnych programów.

Firma IT może również zajmować się diagnozowaniem usterek, przyspieszaniem wolno działających komputerów, wymianą dysków HDD na szybkie dyski SSD lub NVMe, rozbudową pamięci RAM oraz przygotowaniem sprzętu dla nowych pracowników.

Do typowych zadań należy także podłączanie monitorów, drukarek, skanerów i innych urządzeń biurowych.

Pomoc techniczna dla pracowników

Outsourcing IT to również bieżąca pomoc dla pracowników firmy. Jeżeli ktoś ma problem z pocztą, drukarką, internetem, logowaniem do systemu lub działaniem programu, może zgłosić problem do zewnętrznej obsługi informatycznej.

Wiele problemów można rozwiązać zdalnie, na przykład przez AnyDesk, TeamViewer lub RustDesk. Dzięki temu pracownik nie musi czekać na wizytę serwisanta, a awaria może zostać usunięta znacznie szybciej.

Przykładowe zgłoszenia to:

• komputer działa bardzo wolno,
• nie można odebrać lub wysłać poczty,
• drukarka nie drukuje,
• nie działa internet,
• program się zawiesza,
• użytkownik nie może się zalogować,
• trzeba skonfigurować VPN lub dostęp zdalny.

Sieć firmowa i internet

Sprawna sieć firmowa to podstawa działania nowoczesnego biura. W ramach outsourcingu IT można zlecić konfigurację routerów, switchy, Wi-Fi oraz połączeń kablowych.

Specjaliści IT mogą przygotować oddzielną sieć dla pracowników i gości, poprawić zasięg Wi-Fi, rozwiązać problemy z wolnym internetem oraz uporządkować adresację IP w firmie.

Do zakresu usług może należeć również podłączanie nowych stanowisk pracy, diagnoza problemów z połączeniem sieciowym oraz zabezpieczenie routera przed nieautoryzowanym dostępem.

Serwery i dyski NAS

W wielu firmach dane przechowywane są na serwerze lub dysku sieciowym NAS, na przykład Synology albo QNAP. Outsourcing IT może obejmować konfigurację takich urządzeń, tworzenie kont użytkowników oraz nadawanie odpowiednich uprawnień do folderów.

Dzięki temu pracownicy mają dostęp tylko do tych plików, do których powinni mieć dostęp. Jest to szczególnie ważne w firmach, które przechowują dokumenty księgowe, dane klientów, umowy, projekty lub inne poufne informacje.

Firma IT może również monitorować ilość wolnego miejsca na dyskach, sprawdzać stan macierzy RAID oraz reagować na awarie nośników danych.

Kopie zapasowe danych

Backup, czyli kopia zapasowa, to jedna z najważniejszych usług w outsourcingu IT. Utrata danych może być dla firmy bardzo kosztowna, szczególnie gdy dotyczy dokumentów, baz danych, projektów, zdjęć, faktur lub korespondencji mailowej.

Profesjonalna obsługa IT może skonfigurować automatyczne kopie zapasowe na dysk NAS, dysk zewnętrzny, serwer lub do chmury. Ważne jest nie tylko samo ustawienie backupu, ale także regularne sprawdzanie, czy kopie faktycznie się wykonują.

Dobrze przygotowany system kopii zapasowych pozwala odzyskać dane po awarii komputera, uszkodzeniu dysku, przypadkowym usunięciu plików lub ataku ransomware.

Bezpieczeństwo IT

Outsourcing IT obejmuje także działania związane z bezpieczeństwem. Chodzi o ochronę komputerów, sieci, poczty i danych firmowych przed wirusami, włamaniami oraz utratą informacji.

W praktyce może to oznaczać instalację i konfigurację oprogramowania antywirusowego, aktualizację systemów, zabezpieczenie routera, konfigurację zapory sieciowej, szyfrowanie dysków oraz kontrolę haseł i dostępów.

Bardzo ważnym elementem jest również ochrona przed ransomware, czyli złośliwym oprogramowaniem, które szyfruje pliki i żąda okupu za ich odblokowanie. Regularne aktualizacje, kopie zapasowe i odpowiednie zabezpieczenia mogą znacznie zmniejszyć ryzyko takiego ataku.

Poczta firmowa, domeny i Microsoft 365

W ramach outsourcingu IT można również zlecić obsługę poczty firmowej. Dotyczy to między innymi zakładania skrzynek e-mail, konfiguracji Outlooka, ustawiania poczty na telefonie oraz rozwiązywania problemów z wysyłką i odbiorem wiadomości.

Firma IT może pomóc także przy usługach takich jak Microsoft 365 lub Google Workspace. Do zakresu prac może należeć tworzenie kont użytkowników, resetowanie haseł, konfiguracja przekierowań, podpisów mailowych oraz zabezpieczeń poczty.

Ważnym elementem jest także prawidłowa konfiguracja rekordów SPF, DKIM i DMARC, które pomagają ograniczyć ryzyko trafiania wiadomości do spamu oraz chronią domenę przed podszywaniem się pod firmę.

Drukarki i urządzenia biurowe

Problemy z drukarkami są jednymi z najczęstszych zgłoszeń w biurach. Outsourcing IT może obejmować instalację drukarek sieciowych, konfigurację skanowania do folderu, skanowania do e-maila oraz udostępnianie urządzeń w sieci.

Specjalista IT może również zainstalować odpowiednie sterowniki, naprawić problemy z kolejką wydruku, zmienić ustawienia drukowania oraz skonfigurować dostęp do urządzenia dla nowych pracowników.

Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na samodzielne rozwiązywanie problemów technicznych.

Doradztwo przy zakupie sprzętu i oprogramowania

Zewnętrzna obsługa informatyczna może pomóc również w wyborze sprzętu. Jest to szczególnie przydatne, gdy firma planuje zakup nowych laptopów, komputerów, monitorów, routera, serwera, dysku NAS lub licencji Microsoft 365.

Dzięki doradztwu można uniknąć nietrafionych zakupów. Nie zawsze najtańszy komputer będzie dobrym wyborem do pracy biurowej, księgowości, projektowania czy obsługi specjalistycznych programów. Firma IT może dobrać sprzęt do realnych potrzeb i budżetu.

Może również ocenić, czy warto naprawiać starszy komputer, czy lepiej wymienić go na nowszy model.

Stała opieka IT nad firmą

Outsourcing IT to nie tylko reagowanie na awarie. To także stała opieka nad infrastrukturą informatyczną. Regularne przeglądy komputerów, aktualizacje, kontrola kopii zapasowych i sprawdzanie zabezpieczeń pozwalają uniknąć wielu problemów, zanim doprowadzą do poważnej awarii.

W ramach stałej obsługi firma może liczyć na szybszą reakcję, lepszą znajomość swojej infrastruktury oraz uporządkowaną dokumentację sprzętu, haseł, kont użytkowników i konfiguracji sieci.

To szczególnie ważne w firmach, które nie mają własnego informatyka, ale potrzebują regularnego wsparcia technicznego.

Dla kogo jest outsourcing IT?

Outsourcing IT sprawdzi się przede wszystkim w małych i średnich firmach, które korzystają z komputerów, poczty, internetu, drukarek i danych firmowych, ale nie chcą zatrudniać informatyka na pełny etat.

Z takiej usługi mogą korzystać między innymi:

• biura rachunkowe,
• kancelarie prawne,
• gabinety lekarskie,
• sklepy,
• firmy usługowe,
• warsztaty,
• firmy produkcyjne,
• agencje reklamowe,
• szkoły i placówki edukacyjne,
• małe biura i lokalne przedsiębiorstwa.

Outsourcing IT jest dobrym rozwiązaniem wszędzie tam, gdzie sprawne działanie komputerów i sieci ma wpływ na codzienną pracę firmy.

Zalety outsourcingu IT

Największą zaletą outsourcingu IT jest wygoda. Firma nie musi samodzielnie rozwiązywać problemów technicznych ani szukać informatyka dopiero wtedy, gdy pojawi się awaria.

Do najważniejszych korzyści należą:

• niższe koszty niż zatrudnienie informatyka na etat,
• szybka pomoc w razie awarii,
• dostęp do specjalistów IT,
• większe bezpieczeństwo danych,
• regularna kontrola sprzętu i kopii zapasowych,
• mniej przestojów w pracy,
• doradztwo przy zakupie sprzętu,
• możliwość zdalnej pomocy technicznej.

Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu firmy, a sprawy techniczne powierzyć specjalistom.

Czy outsourcing IT się opłaca?

Dla wielu firm outsourcing IT jest bardziej opłacalny niż zatrudnianie własnego informatyka. Szczególnie wtedy, gdy firma nie potrzebuje specjalisty IT przez osiem godzin dziennie, ale chce mieć pewność, że w razie problemu otrzyma szybką pomoc.

Koszt usługi zależy od liczby komputerów, zakresu obsługi, liczby zgłoszeń, rodzaju infrastruktury oraz tego, czy firma potrzebuje stałej umowy, czy tylko pomocy doraźnej.

W praktyce outsourcing IT pozwala ograniczyć koszty, uporządkować sprawy techniczne i zmniejszyć ryzyko awarii, które mogłyby zatrzymać pracę firmy.

Podsumowanie

Outsourcing IT to kompleksowa obsługa informatyczna firm. Obejmuje serwis komputerów, pomoc techniczną dla pracowników, konfigurację sieci, obsługę serwerów i NAS, kopie zapasowe, bezpieczeństwo danych, pocztę firmową, drukarki oraz doradztwo przy zakupie sprzętu.

To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą mieć sprawnie działające komputery, bezpieczne dane i szybkie wsparcie techniczne bez konieczności zatrudniania informatyka na etat.

Jeżeli Twoja firma potrzebuje stałej opieki IT, pomocy przy awariach lub uporządkowania komputerów, sieci i poczty firmowej, warto rozważyć outsourcing IT jako wygodne i bezpieczne rozwiązanie.